Cómo obtener el apoyo

Si un investigador tiene una buena idea, debe acercarce a la DTT, en donde se le orientará respecto a las posibilidades de financiamiento y desarrollo de su proyecto.

La forma más sencilla de comenzar, es enviar un resumen ejecutivo de su proyecto a jeramirez@unab.cl. En caso de que el docente quiera postular a una convocatoria específica, debe hacer llegar el resumen ejecutivo con al menos 60 días de antelación a la fecha de cierre de postulaciones (o de la fecha en que se desea postular, en el caso de las convocatorias de ventanilla abierta).

Procedimientos Oficina de Gestión de Proyectos

1.- FONDOS POR RENDIR

1.1.-Introducción

Los fondos a rendir (FR) se entregaran al funcionario para proceder al pago de ciertos gastos asociados a una actividad o evento particular, previamente establecida. Es este caso en particular, gastos asociados a proyectos de investigación administrados por la OGP.

1.2.- Objetivo del Proceso

El presente procedimiento tiene por objetivo formalizar el proceso de entrega y redición de los Fondos a Rendir y establecer una guía, manejo y control de los fondos destinados a gastos específicos .

1.3.- Usos

El FR será asignado sólo bajo la responsabilidad del Vicerrector de Investigación y Doctorado, Director Administrativo de la Vicerrectoría, Director Dirección Transferencia Tecnológica, jefaturas o cargos de equivalente responsabilidad, que están bajo contrato laboral indefinido por la Universidad.

Un FR solo podrá ser utilizado para actividades especiales y especificas que requieran de la disposición de dinero de manera ágil para financiar gastos como almuerzos, pasajes, arriendo de material menor y otros similares y que por su naturaleza no puedan seguir los conductos formales de compra establecidos por la Universidad.

Un FR nunca podrá ser usado para el pago de bienes de capital u otros bienes o gastos que formalmente en la Universidad tengan otros mecanismos de compra. Por ejemplo, no podrán usarse para pagar boletas de honorarios por servicios, compras de PC, materiales de oficina, útiles de aseo y otros. La responsabilidad por los fondos será de quien solicitó el FR y esta no podrá ser delegada o transferida.

1.4.- Montos

El monto máximo que podrá entregarse como FR es de $ 500.000. Las excepciones a este monto deben ser aprobadas por el Director Administrativo de la VRID y del Director de Transferencia Tecnológica.

1.5.- Solicitud del Fondo a Rendir

La primera vez que el solicitante efectúa una solicitud de Fondo a Rendir, deberá completar el formulario “Anticipo de remuneraciones, deducible de fondos a rendir”, el qué enviará físicamente a la Oficina de Gestión de proyectos. Para las posteriores solicitudes de Fondos a Rendir o similares, no requerirá realizar esta tarea.

Una vez solicitado el fondo y enviado el formulario de anticipo de remuneraciones, la Oficina de Gestión de proyectos, generará la solicitud que será enviada a Contabilidad, para que este departamento cree contablemente este fondo a nombre del solicitante.

Con dicho registro contable, Finanzas generará el pago del Fondo a Rendir y depositará los fondos en la cuenta bancaria del solicitante. No se entregarán fondos por ningún otro medio que el establecido por este documento.

No se procesará fondos por rendir o cualquier otra solicitud similar mientras se tenga fondos pendientes de rendición no aprobados por Contabilidad.

1.6.- Rendiciones de Gastos

El solicitante del fondo deberá rendir los gastos a más tardar 30 días corridos desde efectuado el depósito de los dineros. El solicitante del fondo a rendir debe adjuntar los comprobantes originales.

Todo dinero sobrante del fondo a rendir otorgado deberá ser depositado en la cuenta corriente exclusiva del proyecto y el comprobante de depósito se debe adjuntar a esta rendición.

1.6.1.- Procedimiento interno OGP (De aquí en adelante son tramites internos que realiza la OGP, por tanto no requieren participación del investigador)

Se solicitará V°B° del aprobador a la “Rendición de Fondos a Rendir” y sus respaldos. Posteriormente será enviada a Contabilidad.

Contabilidad revisará la “Rendición del Fondo”, la procedencia de los gastos y los respaldos en original, proceso que se hará en un plazo no superior a 5 días hábiles desde recepcionada la rendición.

Contabilidad podrá rechazar los gastos cuando no cuenten con un respaldo adecuado, el desembolso no se relacione con actividades de la Universidad y/o proyectos o estos se encuentren fuera de las normas establecidas, hecho que será informado por e-mail al solicitante, con copia a su aprobador.

Para dar curso a los gastos se requerirá de las siguientes aprobaciones:

• Si las facturas, boletas o comprobantes son por un monto de hasta $ 50.000 sólo se necesitará la autorización del aprobador.
• Sobre $ 50.000, debe autorizar el aprobador y del Director de Transferencia Tecnológica.

Los fondos que no fuesen rendidos, devueltos o fuesen finalmente rechazados serán informados a la Dirección de Recursos Humanos, con copia al Solicitante, para que dicha Dirección proceda al descuento de los mismos en la próxima liquidación de remuneraciones del funcionario.

1.7.-  Roles / Responsables

• Solicitante: Responsable de la adecuada administración de los fondos recepcionados y uso de los mismos sólo para los objetivos que fue autorizado.
• Aprobador: Director Administrativo de la VRID.

2.- REEMBOLSOS

2.1.- Introducción

Este documento establece el procedimiento para la solicitud de reembolsos de gastos, el objeto de los mismos y las formalidades que se deben cumplir para obtener la devolución de los dineros gastados.

Este tipo de reembolsos escapa de las aprobaciones previas y formales existentes en un proceso de compras normal, por ello desde ya se establece su carácter excepcional y su uso queda restringido a gastos menores a los $ 200.000.

2.2.- Definición

Por reembolso de fondos se entiende un monto en dinero que un funcionario, investigador/académico ha gastado de su dinero personal para pagar gastos propios de la Universidad y/o del proyecto y por lo tanto corresponde reintegrárselos.

2.3.- Usos

Podrá solicitarse el reintegro sólo de desembolsos que hayan requerido del uso de dinero en forma urgente y rápida para el pago de gastos asociados a actividades excepcionales e imprevistas. Podrán financiarse gastos como almuerzos, pasajes y otros similares. Estos deben efectuarse a nombre de la Universidad y el monto total de los mismos no podrá superar los $ 200.000

Un reembolso nunca podrá ser usado para el pago de compras de bienes de capital u otros bienes o gastos que formalmente en la Universidad tiene otros mecanismos establecidos de compra. Por ejemplo no podrán usarse para pagar boletas de honorarios, servicios básicos, compras de PC, materiales de oficina, útiles de aseo y otros.

El solicitante del reembolso solo podrá ser el investigador principal del proyecto. Las excepciones deberán contar con el V°B° del Director de Transferencia Tecnológica.

2.4.- Solicitud y Rendición de Reembolso

El solicitante del reembolso deberá enviar los comprobantes originales que respaldan los gastos efectuados.

El formulario (emitido por la Oficina de Gestión de Proyectos) y los respaldos serán enviados físicamente a Contabilidad en un plazo máximo de 15 días desde efectuado los gastos. Esto quiere decir que la antigüedad de las boletas no puede superar los 15 días desde la fecha de emisión.

2.4.1.-Procedimiento interno OGP (De aquí en adelante son tramites internos que realiza la OGP, por tanto no requieren participación del investigador)

Contabilidad revisará la solicitud de reembolsos y podrá rechazar los gastos que no cuenten con un respaldo adecuado, el desembolso escape a gastos relacionados a actividades de la Universidad y/o del proyecto o estos se encuentren fuera de las normas establecidas. Este hecho será informado por e-mail al Solicitante, con copia a su aprobador.

Para dar curso a los gastos se requerirá de las siguientes aprobaciones:

• Si las facturas, boletas o comprobantes son por un monto de hasta $ 50.000 sólo se necesitará la autorización del aprobador
• Sobre $ 50.000, se necesitará la autorización del aprobador y del Director de Transferencia Tecnológica.

Los gastos aceptados serán registrados contablemente en un plazo no superior a 3 días hábiles de recepcionada la solicitud de reembolso y los gastos finalmente rechazados no serán reembolsados.

La Dirección de Finanzas, una vez efectuado el registro contable mencionado girará y depositará los dineros, según lo indicado en el formulario.

2.5.- Plazos de Pago

Los gastos del reembolso serán depositados en la cuenta informada en un plazo de 15 a 20 días hábiles.

2.6.- Roles / Responsables

• Solicitante: Responsable de los fondos, su custodia y del adecuado uso de los mismos.
• Aprobador: Director Administrativo de la VRID.

3.- VIATICOS

3.1.- Introducción

Un Viático es un determinado monto que la Universidad y/o el proyecto entrega a sus investigadores para el desarrollo de una labor que implica su desplazamiento a una ciudad distinta aquella en la que desempeña sus labores habitualmente, dicho monto deberá ser destinado a cubrir los gastos de estadía.

3.2.- Área de aplicación

Los viáticos sólo podrán ser asignados a personas que estén bajo contrato de trabajo en la Universidad. Los viáticos cubrirán la movilización y alimentación en la ciudad de destino y los montos establecidos son:

Viajes	Día Completo (1)	Medio Día (2)
Nacionales	$ 20.000	$ 10.000
Extranjero - Europa, África, Asia, Oceanía - Estados Unidos - Sudamérica y Centro América	USD $ 150 USD $ 120 USD $ 100	USD $ 100 USD $ 80 USD $ 70

(1) Llegada a la ciudad de destino antes de las 15:00 horas local y/o salida de la ciudad de destino después de las 21:00 horas local.

(2) Llegada a ciudad de destino después de las 15:00 horas local y/o salida de la ciudad de destino antes de las 21:00 horas local.

Estos montos serán revisados y modificados, de ser procedente, por el Vicerrector de Administración y Finanzas una vez al año o cuando él así lo estime necesario.

3.3.- Roles / Responsables

• Solicitante: Persona que debe realizar el viaje fuera de su ciudad de trabajo habitual.
• Aprobador: Vicerrector de Investigación y Doctorados, Director Administrativo de la VRID.

4.- INCENTIVOS

4.1.- Introducción

Un Incentivo es un determinado monto que el “Proyecto” entrega a sus investigadores para el desarrollo de una labor que implica destinar parte de sus horas de trabajo a la Investigación.

4.2.- Área de aplicación

Los Incentivos sólo podrán ser asignados a personas que estén bajo contrato de trabajo en la Universidad.

El pago de honorarios de los investigadores que tengan contrato Unab, deben ser cancelados bajo la modalidad del pago de incentivos sin excepciones.

4.3.- Solicitud

El solicitante del incentivo deberá enviar por medio de un e-mail, la solicitud del pago de los Incentivos a la Jefa de la Oficina de Gestión de Proyectos

La solicitud y los respaldos (convenio y presupuesto del proyecto) serán enviados a Recursos Humanos en un plazo máximo de 5 días hábiles de recepcionada la solicitud.

Los incentivos aceptados serán registrados por Recursos Humanos en un plazo no superior a 15 días hábiles de recepcionada la solicitud, el pago finalmente será depositado en el pago de remuneraciones del mes siguiente de realizada la solicitud.

La Dirección de Recursos Humanos, girará y depositará los dineros en la misma cuenta donde se cancelan sus remuneraciones.

4.4.- Montos

El monto dependerá de lo establecido en el convenio firmado entre la Universidad y la entidad que está financiando el proyecto.

4.5.- Roles / Responsables

• Solicitante: Investigadores con contrato Unab.
• Aprobador: Vicerrector de Investigación y Doctorados, Director Administrativo de la VRID.